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Desde Lefebvre te ofrecemos una guía práctica y actualizada sobre los riesgos de incumplimiento legal en los canales de denuncias, analizando en profundidad los requisitos exigidos por la Ley 2/2023 y las consecuencias de una implantación incorrecta.
Una obra imprescindible para responsables de compliance, asesorías jurídicas y organizaciones que quieran asegurar un sistema de denuncias realmente conforme a la ley.
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Requisitos indispensables para evitar la nulidad del sistema.
1. Dualidad de canales (Escrito y Verbal):
Según los artículos 5 y 7, no basta con un formulario web. Algo que ha reforzado la AIPI recientemente. Siendo obligatorio la trascripción completa o grabación en formato seguro de la comunicación verbal.
2. Anonimato real y permanente:
El Canal debe permitir una comunicación bidireccional permanente con el informante, incluso si es anónimo (art. 9). Sin un chat cifrado que proteja la identidad, el canal es insuficiente.
3. Prevención del conflicto de interés:
El sistema debe permitir derivar una denuncia a un gestor distinto si el informante considera que puede haber un conflicto entre su comunicación y el Responsable.
4. Preservación de la cadena de custodia:
Cualquier edición en el sistema debe quedar registrada para evitar que se cuestione la integridad y confidencialidad de la información. Importante de cara a auditorías, inspecciones o como posible medio de prueba si fuera necesario.
5. Supresión de datos personales sin alterar la denuncia:
La Ley exige la supresión de datos personales innecesarios, pero sin comprometer la integridad de la comunicación (art. 32). Eliminar datos modificando el contenido original puede afectar a la cadena de custodia y a la validez probatoria.
6. Accesos limitados y confidenciales:
Solo pueden acceder al contenido determinadas personas en supuestos tasados (jurídico, RRHH, DPD…) (arts. 32). Enviar denuncias por correo electrónico o permitir accesos indiscriminados rompe la confidencialidad exigida por la Ley. Y permitir que un usuario vea denuncias que no le corresponden también supone incumplimiento.
7. Prohibición de alteración o eliminación de denuncias:
Las denuncias deben conservarse con garantías de integridad (art. 26 y art. 32). Si el sistema permite borrar o modificar denuncias sin trazabilidad inalterable, el canal puede considerarse no válido.
8. Cifrado y seguridad de la información:
Los datos deben estar encriptados de extremo a extremo, cumpliendo con el Esquema Nacional de Seguridad (ENS) si se trata de entidades públicas.
9. Denuncias presentadas mediante reunión presencial:
El informante puede solicitar reunión presencial. El contenido de esa denuncia debe incorporarse al sistema y tramitarse con las mismas garantías que cualquier otra comunicación (Art. 7.2). El Canal debe permitir registrar formalmente estas denuncias dentro del flujo del sistema.
10. Remisión al Ministerio Fiscal y comunicación a la persona afectada:
Cuando los hechos puedan ser constitutivos de delito, debe remitirse la información al Ministerio Fiscal. Si afectan a intereses financieros de la UE, a la Fiscalía Europea (Art. 9).
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