La cuenta general de las entidades locales: documentación, tramitación y aprobación

La cuenta general de las entidades locales. Normativa aplicable y documentación que la integra

A) Introducción

La contabilidad de las entidades locales y sus organismos autónomos se ha configurado como un sistema que comprende el registro, elaboración, y comunicación de información sobre la actividad económico-financiera y presupuestaria desarrollada durante el ejercicio contable. En el presente documento vamos a analizar la información obtenida por dicho sistema, la cuenta general (con las correspondientes cuentas anuales que lo integran), así como otra información.

Trataremos sobre la finalidad de las cuentas anuales y sus normas de elaboración conforme a lo establecido en la tercera parte del Plan General de Contabilidad Pública adaptado a la administración local -PGCPAL-. También las normas de elaboración y la documentación que la integra y, asimismo, la tramitación y aprobación de la misma.

En el marco ambiental de la administración local a la información contable se le exige que refleje la situación económico-financiera de una entidad de la forma más razonada y aproximada posible. Por ello, la elaboración de las cuentas anuales debe cumplir con el objetivo de la “imagen fiel” tanto del patrimonio como de la documentación, tramitación y aprobación situación financiera, de la ejecución del presupuesto y de los resultados de la entidad.

La “imagen fiel” constituye un objetivo que debe alcanzar toda información contable. Así, las cuentas anuales se configuran como resultado de todo un proceso contable y se constituyen como la principal fuente de información que disponen los distintos usuarios contables de la entidad. De esta forma y en virtud del principio de la “imagen fiel”, las cuentas anuales deben suministrar información útil para la toma de decisiones económicas y construir un medio para la rendición de cuentas de la entidad local por los recursos que le han sido asignados.

Las cuentas anuales comprenden el balance, la cuenta de resultados económico-patrimonial, el estado de cambios en el patrimonio neto, el estado de flujos de efectivo, el estado de liquidación del presupuesto y la memoria. Estos documentos forman una unidad y deben ser redactados con claridad y mostrar la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera, del resultado económico patrimonial y de la ejecución del presupuesto de la entidad de conformidad con el PCN.

Si comparamos con el anterior del 2004, podemos observar la incorporación de dos nuevos estados financieros: el estado de cambios en el patrimonio neto y el estado de flujos de efectivo. De este modo, la tercera parte del PCN regula la formulación de las cuentas anuales a través de las siguientes 11 normas:
Documentos que integran las cuentas anuales.

Formulación de las cuentas anuales.

Estructura de las cuentas anuales.

Entidades del grupo, multigrupo y asociados.

Normas comunes al balance, la cuenta del resultado económico-patrimonial, el estado de cambios en el patrimonio neto y el estado de flujos de efectivo.

Balance.

Cuenta del resultado económico-patrimonial.

Estado de cambios en el patrimonio neto.

Estado de flujos de efectivo.

Estado de liquidación del presupuesto.

Memoria.

De esta forma, las cuentas anuales deben ser formuladas en el plazo establecido para ello. Estas cuentas se refieren al ejercicio presupuestario salvo en los casos de disolución o creación de una entidad. En los casos de disolución de una entidad, las cuentas anuales se referirán al periodo que va desde el 1 de enero hasta la fecha de disolución, mientras que en los casos de creación de una entidad, las cuentas anuales se referirán al periodo que va desde la fecha de creación hasta el 31 de diciembre de dicho ejercicio. Las cuentas anuales se elaborarán expresando sus valores en euros. Respecto de la estructura de las cuentas, éstas deben adaptarse a los modelos establecidos en el PCN en su tercera parte.

En todo caso, los modelos hacen referencia a las entidades del grupo, multigrupo y asociadas, estableciendo requisitos de información separadas para las mismas. Estas entidades quedan definidas en la Orden HAP/1489/2013, que aprueba las normas de
elaboración de las cuentas anuales consolidadas en el sector público (EDL 2013/141663).

Podemos definir un grupo como aquél formado por una entidad dominante y todas sus entidades dependientes. La entidad dominante es aquella entidad del sector público que ejerce un control. Las entidades multigrupo son aquéllas no incluidas en el grupo que son gestionadas conjuntamente; y entidades asociadas son aquellas entidades, no incluidas en el grupo, en las que alguna o varias entidades del grupo ejercen influencia significativa por tener una participación en su capital social o patrimonio que, creando con ésta una vinculación duradera (arts. 1 al 5 de la Orden HAP/1489/2013).

B) Regulación y referencias normativas aplicables

La regulación fundamental de la cuenta general de las entidades locales la encontramos en:

1º. La sección segunda del capítulo tercero del Título VI del RDLeg 2/2004, de 5 de marzo, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley Reguladora de las Haciendas Locales -TRLRHL- (EDL 2004/2992), en concreto en sus arts. 208 a 212.

2º. En el capítulo II del Título IV de la Orden HAP/1781/2013, de 20 de septiembre, por la que se aprueba la Instrucción del modelo normal de contabilidad local, reglas 44 a 51 (EDL 2013/180380). El modelo normal será de aplicación a los municipios cuyo presupuesto exceda de 3.000.000 euros, así como a aquellos cuyo presupuesto no supere este importe pero exceda de 300.000 euros y cuya población supere los 5.000 habitantes; a las demás entidades locales siempre que su presupuesto exceda de 3.000.000 euros y a los organismos autónomos dependientes de las entidades anteriores.

3º. En el capítulo II del Título IV de la Orden HAP/1782/2013, de 20 de septiembre, por la que se aprueba la Instrucción del modelo simplificado de contabilidad local 51 (EDL 2013/180381), reglas 45 a 52. Serán objeto de tratamiento contable simplificado aquellas entidades locales que tengan un presupuesto no superior a 300.000 euros, cualquiera que sea su población, y aquellas cuyo presupuesto supere 300.000 euros pero no exceda de 3.000.000 euros siempre que su población no supere los 5.000 habitantes.

4º. En el capítulo I del Título IV de la Orden EHA/4040/2004, de 23 de noviembre, por la que se aprueba la Instrucción del modelo básico de contabilidad local (EDL 2004/173344), modificada por la Orden HAP 1782/2013, reglas 22 a 24. Serán objeto de tratamiento contable básico aquellas entidades locales más pequeñas que, dentro del ámbito del modelo simplificado, tengan un presupuesto no superior a 300.000 euros.

5º. En el PGCPAL (anexo a la Instrucción de Contabilidad), en su cuarta parte, normas de elaboración de las cuentas anuales.

I. La cuenta general de las entidades locales. Normativa aplicable y documentación que la integra

A) Introducción

B) Regulación y referencias normativas aplicables

C) Documentación que debe integrar la cuenta general

II. Tramitación, aprobación y rendición de la cuenta general

A) Formación, tramitación y aprobación de la cuenta general

B) Rendición de la cuenta general

III. Cierre del ejercicio, asientos directos

A) Operaciones previas a la regularización y cierre contable

B) Operaciones de regularización y cierre contable