Actualidad Sociedades Mercantiles. Junio 2026
Legalización electrónica de libros en las sociedades cooperativas
Se establece por primera vez un procedimiento completo de legalización electrónica de los libros sociales y contables de las cooperativas ante el Registro de Sociedades Cooperativas. La norma adapta este trámite a la obligación de relacionarse electrónicamente con las Administraciones públicas, fija los requisitos de presentación telemática, regula el régimen de tracto sucesivo en la legalización de libros, prevé la subsanación de defectos y establece medidas específicas de seguridad e integridad de la documentación presentada.
MSM nº 13417
20La OM TES/539/2026 desarrolla el procedimiento de legalización de libros previsto en la Ley de Cooperativas y en el Reglamento del Registro de Sociedades Cooperativas, con el objetivo de adaptar este trámite a las exigencias de administración electrónica derivadas de la L 39/2015. Hasta ahora, aunque el Reglamento contemplaba la posibilidad de legalizar libros confeccionados en soporte electrónico, no existía una regulación específica del procedimiento telemático.
La principal novedad consiste en la implantación de un sistema de presentación electrónica obligatoria a través del Sistema de Información del Registro de Cooperativas. Los libros deberán presentarse dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio, manteniéndose así el plazo ya previsto reglamentariamente.
La solicitud deberá presentarse con firma electrónica de persona facultada e incluir la identificación de la cooperativa, la relación de libros cuya legalización se solicita, el número de hojas de cada uno y los datos relativos a los libros anteriormente legalizados de la misma clase. Además, la orden aclara expresamente que no podrán legalizarse libros en blanco, sino únicamente libros ya cumplimentados.
Régimen de tracto sucesivo
Respecto de los libros contables, se exige la legalización anual del Libro diario y del Libro de inventarios y cuentas anuales correspondientes al ejercicio precedente, indicando en ellos las fechas de apertura y cierre del ejercicio.
Asimismo, se establece que no podrán legalizarse estos libros ni otros exigidos por disposiciones legales si previamente no se ha legalizado el inmediatamente anterior.
Por el contrario, se flexibiliza el régimen aplicable a los libros de actas y a los libros registro de socios o de aportaciones, permitiéndose su legalización aunque existan ejercicios anteriores sin legalizar o incluso aunque no conste legalizado el libro inicial.
Rectificación de libros ya legalizados
La orden regula expresamente el procedimiento de rectificación de libros previamente legalizados. Para ello será necesario aportar una certificación expedida por la persona titular de la secretaría, con el visto bueno de la presidencia del consejo rector, en la que se identifique el error cometido, acompañada del archivo corregido.
Procedimiento de legalización
Cuando no existan defectos, el Registro extenderá una diligenciaidentificativa de la cooperativa y de los libros legalizados, incluyendo su clase, número de hojas y datos de presentación.
La legalización se realizará mediante sello electrónico o firma electrónica del encargado del Registro, sustituyendo los tradicionales sistemas físicos de sellado o estampillado.
El libro legalizado se pondrá a disposición de la cooperativa mediante notificación electrónica a través de la Dirección Electrónica Habilitada única. Si transcurren diez días naturales sin acceder a la notificación, esta se entenderá rechazada.
Cuando la presentación se efectúe fuera de plazo, dicha circunstancia se hará constar en el expediente. Asimismo, si existen defectos, se concederá un plazo de diez días para su subsanación por medios electrónicos.
Seguridad e integridad de la información
El Registro deberá garantizar la confidencialidad del contenido de los libros y adoptar sistemas de seguridad y cifrado adecuados. Los archivos remitidos para su legalización tendrán carácter temporal y serán eliminados una vez finalizado el procedimiento o, en su caso, cuando se produzca el desistimiento o el rechazo de la notificación electrónica.
No obstante, el Registro conservará la huella digital generada durante la legalización, con el fin de garantizar la integridad de los libros y facilitar su eventual utilización como medio probatorio.
Régimen transitorio
La orden prevé dos medidas transitorias relevantes.
1. Por una parte, los libros que ya estuvieran legalizados en papel podrán seguir utilizándose hasta su agotamiento.
2. Por otra, los libros correspondientes a ejercicios económicos finalizados durante 2026 podrán seguir legalizándose en soporte papel conforme al régimen anterior (RD 136/2002 art.27.1).
Entrada en vigor
La orden entrará en vigor el 1-7-2026. A partir de esa fecha, la legalización electrónica pasa a constituir el sistema ordinario de legalización de los libros de las sociedades cooperativas inscritas en el Registro de Sociedades Cooperativas.
OM TES/539/2026, BOE 1-6-26
