La compilación se refiere al proceso de reunir y organizar la documentación de auditoría en un archivo final después de la fecha del informe de auditoría.
La compilación de la documentación de auditoría no es algo nuevo para los auditores, ya que estaba establecida en la Ley de Auditoría. Según la Ley 22/2015 de Auditoría de Cuentas, se requería que la compilación se realizara en un plazo máximo de 60 días a partir de la fecha del informe de auditoría.
Sin embargo, con la entrada en vigor del nuevo Reglamento de desarrollo de la Ley de Auditoría de Cuentas a partir del 1 de julio de 2022, se establecieron algunas modificaciones con respecto a la compilación de la documentación de auditoría.
Según el nuevo reglamento, para los ejercicios económicos que se inicien a partir del 1 de julio de 2022, la compilación deberá realizarse en un plazo de 60 días naturales (en lugar de días hábiles) después de la fecha del informe de auditoría.
Además, se establece la obligación de utilizar un archivo electrónico único compilado.
Es fundamental seguir los procedimientos adecuados para la documentación y manejo de la evidencia de auditoría. Existen normas que deben cumplirse en relación con la documentación de los trabajos de auditoría. Es necesario tener un registro de evidencia suficiente y adecuada que sirva como base para respaldar la opinión del auditor.
Además, la evidencia de auditoría juega un papel crucial en el proceso. La evidencia debe considerarse adecuada, apropiada, fiable, relevante y contundente para respaldar las afirmaciones realizadas por el auditor sobre la razonabilidad de los estados financieros.
Esta evidencia se obtiene a través de pruebas y se convierte en la base para respaldar las conclusiones del auditor.
En cuanto a la documentación en los procesos de auditoría, es importante que el auditor documente los procedimientos aplicados, la evidencia obtenida y las conclusiones alcanzadas. La documentación es un registro de todas las actividades realizadas durante la auditoría, los procedimientos utilizados para obtener evidencia y las conclusiones obtenidas.
A la hora de cerrar los trabajos de auditoría, es importante tener en cuenta dos Normas Internacionales de Auditoría (NIAs): la NIA-ES 230, que se refiere a la documentación de auditoría, y la NIA-ES 500, que aborda la evidencia de auditoría.
Según estas normas, todo documento que no forme parte del archivo único compilado no se considera válido. Por lo tanto, es necesario identificar dentro de nuestro sistema de archivo, (en el árbol de auditoría: carpeta de archivo corriente, archivo permanente y archivo general) qué ficheros deben formar parte de dicho archivo compilado y cuáles no, debido a que no constituyen evidencia de auditoría.
Según el Reglamento de Auditoría, es necesario guardar cierta información original en una carpeta o archivo físico.
No obstante, incluso en estos casos, es importante escanear dicha información para que forme parte del archivo único compilado.
Por lo tanto, las Firmas de Auditoría deben establecer procedimientos es pecíficos para crear este archivo y garantizar la seguridad de la información. Esto está relacionado con la gestión de riesgos en los despachos, con el objetivo de garantizar la seguridad de la información.
Se debe evitar el acceso no autorizado a los archivos compilados, asegurarse de que se guarden de manera adecuada y permitir el acceso cuando sea necesario, siguiendo los procedimientos implementados y realizando copias de seguridad según corresponda.
En relación a la obligación de conservar y proteger la documentación relacionada con el informe de auditoría, se establece que si hay reclamaciones legales o disputas en las que dicha documentación pueda ser utilizada como evidencia, el plazo de conservación se extenderá hasta que se resuelva el caso o hasta que hayan transcurrido cinco años desde la última comunicación o intervención del
auditor en relación con el conflicto.
Durante este período de conservación, los auditores de cuentas son responsables de tomar medidas para proteger y conservar la documentación, la información y los registros.
Deben utilizar sistemas informáticos con controles adecuados que aseguren la integridad, accesibilidad y recuperación de la información, y que eviten modificaciones no autorizadas después de efectuado el proceso de compilación y generado el fichero único compilado. Además, se deben realizar copias de seguridad regularmente, tanto al momento de creación como en caso de modificaciones, al menos una vez al año en ausencia de cambios.
Es importante tener en cuenta que estos requisitos garantizan la seguridad y la preservación de la documentación relacionada con los trabajos de auditoría durante el tiempo necesario para posibles reclamaciones legales o disputas.
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