Gestores Documentales

Un gestor documental es especialmente útil en negocios que manejan un gran volumen de información y de archivos y, más aún, si estos se comparten entre diferentes trabajadores o departamentos.

Tipos de gestores documentales

Si nos fijamos en el lugar en el que los gestores documentales almacenan los archivos y documentos, podemos encontrar dos tipos:

Gestor documental local: en este caso estamos ante un programa de gestión documental que se instala en los ordenadores de la empresa y en el que todas las acciones que se realizan se almacenan en un servidor propio o de forma local.

Pese a que esta opción puede ser más segura, los gestores documentales de este tipo suelen ser más complejos y a los trabajadores les suele llevar más tiempo aprender todas las funcionalidades. Además, la instalación también puede llevar más tiempo ya que se trabaja con tecnología más limitada.

Además, se corre el riesgo de que los documentos y todos los recursos que se incorporen dependen de los equipos y servidores de la empresa. Por todo ello, si se opta por esta opción es importante contar con unos recursos tecnológicos rápidos y de calidad, que son más caros, pero aseguran un mejor funcionamiento y resultados.

Gestor documental en la nube: a diferencia del gestor documental local, los alojados en la nube se sitúan en servidores externos, pudiendo los trabajadores acceder a ellos y a todos los documentos o archivos desde cualquier dispositivo con conexión a internet e independientemente de dónde se encuentren.

Suelen ofrecer más funcionalidades que los gestores locales, pero como desventaja encontramos que pueden ser un poco menos seguros (aunque esto dependerá de las garantías de cada empresa que ofrezca el servicio).

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