Loïc Chavaroche es Director de Calidad, Seguridad y Medio Ambiente (QSSE) y RSC en Groupe Sterne. Dirige un gran departamento: siete personas en Francia y catorce en Alemania trabajan con él, cuatro de ellas en RSE y, por tanto, en la elaboración del informe de sostenibilidad. Explica cómo recopiló los datos brutos y la información sobre las políticas y acciones aplicadas en su grupo a partir de sus interlocutores internos.
Groupe Sterne es «líder europeo en logística premium con bajas emisiones de carbono». Emplea a 2.200 personas y tiene una facturación de 540 millones de euros (en 2023). Opera en todos los tipos de transporte premium (urbano, urgente, exprés, regular y a medida). El Grupo actúa como «transportista, transitario, agente de aduanas, transitario aéreo y proveedor de soluciones de mensajería». Cuenta con 84 sucursales en la UE y en el extranjero, y trabaja con 5.000 socios. Su principal objetivo de RSE es descarbonizar su industria. Para este importante comprador de servicios de transporte, el 93% de sus emisiones de carbono proceden del Alcance 3.
Hay que tener en cuenta dos dimensiones. La primera es la recopilación de datos digitales. En nuestro caso, se trata principalmente de facturas de electricidad, gas, etc., así como de datos de RRHH. Hemos tomado la siguiente decisión: los primeros datos los recopila el departamento de RSE/ESG (en Francia y Alemania), los segundos los departamentos de RRHH. Los recuperamos a través de nuestros sistemas de gestión electrónica de documentos (GED) o de nuestros sistemas de información de RRHH (SI). Este primer conjunto de datos está precalificado, ya que se transmite a las cuentas y se introduce en una «pista de auditoría», lo que significa que es verificado por nuestros auditores legales a través de un proceso que se ha puesto en marcha. La próxima etapa, en 2025, consistirá en cargar estas facturas de electricidad y gas desde el emisor de los datos (nuestro proveedor) en nuestro programa informático de recopilación de datos. Esto nos ahorrará tiempo.
En cuanto a los datos sobre ventas, etc., nos registramos directamente en nuestras herramientas de control de gestión para obtener esta información. Esto evita cualquier rechazo por parte de las funciones operativas. Operamos sobre una base trimestral. Si tenemos alguna duda sobre estos datos, nos ponemos en contacto con los equipos operativos. En cambio, cuando se trata de datos de RRHH, recurrimos a analistas especializados en este tipo de datos dentro de los equipos de RRHH de Francia y Alemania, que trabajan en el SI de RRHH. Elaboran informes estadísticos sobre estos datos altamente sensibles. Esto garantiza la confidencialidad de los datos y «encapsula» cada dato.
Sin embargo, necesitamos recopilar datos de las funciones operativas en nuestras sucursales, como el número de vehículos de servicio y los documentos de matriculación de vehículos, para demostrar que nuestra flota de vehículos es poco contaminante (el 100% de la flota está clasificada Euro5 o Euro6). Nos ponemos en contacto con ellos a este respecto. También trabajamos con ellos, trimestralmente, en sus análisis de la corrupción, para saber si han tenido algún comentario sobre el incumplimiento de nuestro código ético. De este modo, queremos mantener un diálogo con ellos y permitirles que se centren en su actividad principal.
La segunda parte de la recogida de datos se refiere a las acciones y políticas internas del Grupo. Para ello, realizamos entrevistas de unas dos horas de duración. Al principio, preparamos estas entrevistas repasando con ellos las secciones de los informes extrafinancieros anteriores que les conciernen. También les hacemos reflexionar sobre las áreas de mejora que hay que presentar. Les pedimos que documenten las políticas que han planteado de este modo. Esto nos permite leer los documentos identificados, como una política de compras responsable, por ejemplo. A continuación les hacemos la entrevista propiamente dicha, que grabamos y preparamos para la fase de auditoría. De este modo, obtenemos datos y citas o elementos editoriales que incluimos en nuestro informe.
Co-construimos nuestro informe de sostenibilidad y hacemos que nuestros datos sean más fiables.
Dos personas del equipo reducido de RSE/ESG se turnan para recoger los datos. Trabajamos mucho con estudiantes en prácticas, a los que esperamos mantener durante 4 o 5 años, con el objetivo de contratarlos después. Suelen empezar con temas de QSSE. Luego se especializan en RSE/ESG. Les formamos y mejoramos progresivamente sus competencias. Al principio de su formación en alternancia, trabajan en la introducción de datos. El valor añadido de la tarea puede parecer bajo, pero les enseña el rigor que implica la introducción y el control de datos. Los datos, por ejemplo, no siempre se escriben en el mismo lugar en las facturas emitidas en distintos idiomas. Esta parte es tediosa, pero revela la complejidad real del trabajo que implica la RSE/ESG.
Nuestros becarios también trabajan en nuestra huella de carbono interna y en las producidas en nombre de nuestros clientes (producimos algo más de mil huellas de carbono para nuestros clientes cada año). Desde el primer año, intentamos que comprendan lo que implica una auditoría. De este modo, nuestros estudiantes en prácticas conocen las distintas funciones dentro de nuestro departamento y son plenamente operativos al final de su curso.
Entrevistamos a nuestro Presidente, a los miembros del Comité Ejecutivo del Grupo y a los directores de las sucursales, es decir, a los directores de compras de Francia y Alemania y de nuestras distintas unidades de negocio (BU). También entrevistamos al Director de RR.HH. del Grupo y a los Directores de RR.HH. de cada unidad de negocio, así como al Director Financiero del Grupo. Realizamos entrevistas con los directores comerciales y de TI por país, así como con los responsables de la aplicación del RGPD. Estamos ampliando nuestro círculo año tras año. También hemos cambiado el orden de las entrevistas. Al principio, empezamos entrevistando a nuestro Presidente, y más recientemente hemos decidido terminar nuestro proceso con él. Él nos da el impulso, pero también nos permite darle información precisa sobre las acciones en curso.
Para mí, es muy importante acabar con un documento de información participativo que vaya más allá de la obligación de informar. Al principio, los jefes de ventas no veían el sentido de estas reuniones. Desde entonces, han cambiado de opinión y nos han sugerido que incluyamos «estudios de casos de clientes» en el informe. De este modo, documentamos una acción mediante ejemplos. Transportamos muchos paquetes y cartas para nuestros clientes (administraciones públicas, bancos, etc.) y disponemos de plataformas de clasificación de correo. Les prestamos este servicio, así como el escaneado y franqueo del correo. Cada vez más, este trabajo se realiza en régimen de cocontratación con empresas adaptadas. En nuestro informe de sostenibilidad presentamos esta iniciativa con la ayuda de uno de nuestros clientes y de la empresa adaptada. Es la mejor prueba que tenemos de la participación activa de las partes interesadas en el informe. El «caso del cliente» presenta la traducción real de nuestra acción en términos de inclusión.
Además, no nos limitamos a elaborar un informe de grupo: lo hemos desglosado para representar a las distintas unidades de negocio que contribuyen a él. Ya organizamos nuestro informe de esta manera hace un año. Este año hemos innovado incluyendo nuestros «casos de clientes». Nuestro informe de sostenibilidad se lee y consigue que la gente se implique internamente.
Encontramos algunas “perlas”. En concreto, un centro había llevado a cabo un experimento, sin decírnoslo, para prescindir de los palés, reempaquetar y reprocesar los paquetes. También descubrimos que en los distintos países se utilizaban gamas de envases diferentes. Así que optamos por embalajes reutilizables de muy larga duración, que ahora utilizamos en todas partes.
También encontramos documentos en algunos centros. Un responsable, por ejemplo, había creado un documento de bienvenida para los proveedores de servicios en el que había incluido parte de nuestra documentación de RSC. Por tanto, generalizamos su documento.
En materia social, observamos diferencias reales entre países. Los alemanes están muy avanzados en los temas de inclusión y diversidad. Uno de los miembros de nuestro equipo en Alemania tiene un máster especializado en estos temas. Su experiencia ha enriquecido nuestros intercambios y nuestro diálogo.
Un grupo está formado por individuos que, por sus experiencias y sus vidas, tienen un enfoque diferente de las cosas.