MOBILE FIRST: Estrategia clave para la gestión del negocio y del conocimiento.
14 de enero de 2016La transformación digital y la mejora de las telecomunicaciones ha evolucionado el puesto de trabajo disolviendo las barreras espaciales, ofreciendo un esc
La transformación digital y la mejora de las telecomunicaciones ha evolucionado el puesto de trabajo disolviendo las barreras espaciales, ofreciendo un escenario más flexible en el que aprovechar mejor los recursos humanos y permitiendo reducir costes con un consecuente incremento de la productividad. Ya no se trata de llevar los dispositivos en los viajes, sino que el despacho está allí donde el abogado se encuentra.
Para hablar sobre este apasionante tema, en esta ocasión, en Conversaciones en la Azotea de Lefebvre · El Derecho hemos tenido el placer de contar con Antonio Budia Director de la Unidad de Negocio de Office de Microsoft y Lucas Sáenz de Buruaga es Manager del Centro de Excelencia de Movilidad del grupo Editions Lefebvre-Sarrut, al que pertenece Lefebvre-El Derecho.
Dos invitados de excepción que nos harán reflexionar sobre la necesidad de adentramos en el mundo de la movilidad y multicanalidad en las estrategias de comunicación de nuestros despachos.
Decir, hoy en día, que el móvil representa la principal herramienta para conectarnos a internet es, al margen de una obviedad, una demostración palpable de hacia dónde deberíamos orientar nuestras estrategias ya no solo comerciales sino incluso de gestión del conocimiento y de nuestros despachos.
La multicanalidad está plenamente asentada en nuestra sociedad y en las costumbres a la hora de navegar por la red, pero siempre con una clara preferencia por los dispositivos móviles.
Las cifras en este sentido son incontestables: más del 85% de los internautas han utilizado su smartphone en el último mes para acceder a contenidos en la red, muy por encima del 76% que ha utilizado ordenadores portátiles o el 69% de ordenadores de sobremesa.
Vistas esas cifras, deberíamos preguntarnos si están nuestros despachos preparados realmente para este entorno de movilidad y multidispositivo e incluso, yendo un poco más allá, deberíamos hacernos un replanteamiento de la estrategia comercial de nuestros despachos considerando este “nuevo” escenario en el que nos encontramos.
Nos hacemos este planteamiento en una triple vertiente:
- En cuanto a la gestión de nuestro negocio.
- En cuanto a la gestión del conocimiento.
- En cuanto a visualización de nuestro negocio e interacción con nuestros clientes.
Gestión de despachos en movilidad
Tener la posibilidad y la capacidad de gestionar nuestro despacho allá donde estemos, sin importar que estemos esperando en la puerta de un juzgado o en un atasco es, sin ningún género de dudas, una de las mayores ventajas de la extensión de la movilidad en el campo del denominado teletrabajo.
Poder ser capaces de gestionar los correos, tanto de clientes como de compañeros y colaboradores, programar y atender reuniones virtuales o trabajar en documentos compartidos con el resto del equipo del despacho son solo tres de las opciones más comunes que las herramientas ofimáticas móviles nos permiten hoy en día.
Una de las claves del éxito pasará por ser capaces de desarrollar una adecuada estrategia en este complejo mundo de la omnicanalidad, adaptando nuestras comunicaciones a los distintos formatos en que nuestros potenciales clientes nos van a leer y gestionando de manera adecuada el flujo de información en cada uno de los canales para que les llegue en tiempo y forma precisos.
Además, esta estrategia multicanal y móvil nos obligará a implementar y desarrollar políticas de seguridad de la información dentro de nuestras organizaciones. El usuario es siempre, en cuestiones de seguridad, el eslabón más débil, lo que hace que, ante la extensión de la cultura del BYOD (Bring Your Own Device), se entremezclen en un mismo dispositivo documentos en información profesional y confidencial con otra de carácter personal y/o privada con lo que el riesgo de que se produzcan fugas de datos sensibles es importante.
Concienciar de este riesgo a toda la organización ya no es una recomendación sino una necesidad vital en el ejercicio de la abogacía y resto de operadores jurídicos, un entorno en el que el deber de protección de datos y de confidencialidad se encuentra muy reforzado y nuestras medidas de cumplimiento deberían ser extremas.
Otro de los retos que deberemos plantearnos y al que necesitaremos darle una solución, es el hecho de que se puedan producir cuellos de botella que impidan un completo desarrollo de un potencial plan de movilidad que implementemos en nuestras organizaciones.
Aunque se está avanzando, y mucho, últimamente en la digitalización del sector y en el paso a una justicia 2.0., este desarrollo no es todo lo rápido que debería ser en la adaptación a nuestros despachos y podemos encontrarnos con que la administración de justicia no esté preparada para soportar una integración completa entre sus estructuras organizativas y nuestros sistemas de gestión documental en movilidad.
Gestión del conocimiento
La gestión del conocimiento es un concepto aplicado a las organizaciones según el cual cada miembro de una empresa debería saber lo que los demás conocen, con el fin de mejorar los resultados del negocio. El objetivo, en este sentido, es transferir el conocimiento desde el lugar donde se genera hasta el lugar en donde se va a emplear e implica el desarrollo e implementación de las competencias necesarias en el interior de las organizaciones para identificarlo, compartirlo y utilizarlo entre sus miembros.
No cabe duda que una solución que nos permita compartir información, documentos de trabajo y conocimiento entre los miembros de una organización redundará en una mayor efectividad y en una más eficaz resolución de los problemas. Y si esta solución nos lo permite hacer allá donde nos encontremos y en tiempo real, los beneficios serán exponencialmente mayores.
Es indiscutible que las soluciones empresariales basadas en la movilidad nos proporcionan las herramientas necesarias para poder compartir y gestionar el conocimiento generado y nos facilitan, por tanto, la transmisión del mismo a nivel interno y su aplicación práctica en la resolución de los casos y consultas que nos llegan cada día.
Estas soluciones no solo aportan beneficios indudables para las grandes corporaciones. Los pequeños despachos pueden mejorar, y mucho, su gestión interna y del conocimiento mediante soluciones adaptadas a su estructura organizativa logrando avances y mejoras que pueden ser determinantes en la optimización de sus más o menos limitados recursos.
Interacción con los clientes y visualización de nuestros despachos
Con las cifras que hemos comentado al comienzo en cuanto al uso de dispositivos móviles por parte de la sociedad, es lógico pensar que nuestros potenciales clientes hagan lo mismo: que busquen información relativa a nuestros servicios desde sus dispositivos móviles.
Por lo tanto, una adecuada adaptación de nuestras webs corporativas al entorno móvil se plantea como ineludible de cara a lograr esa primera visualización y que nuestros potenciales clientes nos localicen desde sus dispositivos móviles.
Pero es que, además, hoy en día vivimos en un proceso de socialización constante en el que se da un valor preponderante a las opiniones y comentarios vertidos en las distintas redes sociales sobre cualquier producto o servicio.
Es por ello que, tener soluciones que nos permitan responder con inmediatez y atender los distintos canales de comunicación con nuestros clientes es fundamental hoy en día. Cualquier despacho profesional debería definir de manera clara su presencia en redes sociales y su interacción con los clientes mediante el desarrollo de una Estrategia de Social Media y un plan de comunicación en el entorno digital.
Definir con claridad las redes a trabajar, el calendario de publicaciones y el tono y el lenguaje utilizado son tres de los puntos imprescindibles a la hora de abordar ese necesario salto al mundo 2.0.
Adaptar la cantidad y calidad de la información, así como el lenguaje utilizado, al tamaño de los dispositivos en que nuestros potenciales clientes nos van a leer es uno de los retos a los que se enfrenta un sector que tradicionalmente ha sido poco dado a conversar y a presentar la información de manera clara, en un lenguaje llano y con concisión. Pero el avance de la sociedad y los cambios en la manera de consumir contenido nos lo está exigiendo.
Convencida de que esta Conversación en la Azotea de Lefebvre · El Derecho nos va provocar replanteamientos a nivel de estrategias de comunicación de nuestros despachos, os animo a disfrutarla y compartir con nosotros vuestras impresiones utilizando en redes sociales el hashtag #ConversacionesLED.
Os espero muy pronto de nuevo por aquí.
Susana González Ruisánchez
Responsable Dpto. Derecho Digital, innovación tecnológica, comunicación y marketing digital
CyZ Abogados Zaragoza